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Service très professionnel et adapté à notre réalité du marché de l'emploi.
Problématique
Une firme de recrutement située à Montréal avait un problème de productivité lié à la gestion des nouvelles inscriptions de candidats qu'il recevait quotidiennement.
Cette firme offre des services pour les entreprises de recrutement d'employés permanents et temporaires pour combler leurs besoins en main d'oeuvre.
L'équipe doit donc s'assurer de gérer autant les informations et les inscriptions des nombreux candidats qu'il reçoivent chaque jour (généralement entre 30 et 40) et les informations des entreprises souhaitant les embaucher.
Avant ce projet, les inscriptions se faisaient par les candidats en remplissant des formulaires papier et ces informations devaient être entrées manuellement par un employé dans leur système ATS (application pour le recrutement).
La tâche d'entrée de données prenait généralement 25 à 30 heures de temps d'une adjointe et causait également des soucis de logistique.
Régulièrement, des surplus d'inscriptions n'étaient pas traités assez rapidement et les candidats nous pas être placés chez un employeur, car ils n'apparaissaient pas dans le système ATS.
Objectifs du projet
Le but de la direction de cette firme de recrutement était de réduire les pertes de temps causées par le grand nombre de candidatures à traiter et d'améliorer l'expérience auprès des candidats.
- Augmentation de la productivité : réduire le temps d'entrées de données dans le système ATS
- Réduction du temps de traitement d'un dossier: pouvoir accéder aux informations du candidat rapidement depuis l'ATS pour permettre son placement auprès d'un employeur
- Meilleure expérience candidat: offrir une meilleure expérience que de remplir un formulaire papier
Stratégie
Nous avons débuté notre mandat en cartographiant le processus d'inscription des candidats jusqu'à l'entrée des données dans le système ATS pour utilisation par les recruteurs.
Suivi d'une mise en la place d'un le formulaire électronique avec signature pour l'inscription des candidats pour remplacer le document papier.
Nous avons créé une automatisation pour permettre lors de soumission d'un document complété, la génération du document PDF signé et le téléchargement dans le SharePointde l'entreprise.
Le but étant de conserver une preuve, car l'ATS ne permettait pas l'ajout de documents en pièce jointe.
Ce logiciel ne permettait pas une intégration directe des données, mais une importation de fichiers CSV était possible.
L'automatisation compile toutes les inscriptions faites dans la journée dans un fichier Excel qui est envoyé automatiquement à la personne responsable.
Cette dernière doit importer le fichier versus remplir toutes les données de chaque candidat.
Résultats
Suite à ce projet, l'équipe de cette firme de recrutement bénéficie de l'utilisation de la technologie et de l'automatisation.
- Gain de productivité : le temps requis pour l'entrée des candidats dans l'ATS est passé maintenant de moins d'une heure par semaine versus 25 à 30 heures
- Réduction des erreurs et du temps de traitement d'un dossier candidat.
Les documents sont maintenant accessibles par les recruteurs en temps réel directement depuis le SharePoint et dès le jour même dans leur système ATS
- Meilleure expérience des candidats : ils peuvent maintenant s'inscrire directement depuis leur téléphone ou une tablette fournie par la firme.
L'automatisation de cette tâche importante a permis à cette entreprise d'obtenir un retour sur investissement en moins de 3 semaines tout en réduisant les erreurs possibles et en améliorant l'expérience utilisateur de ses candidats.
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