Comment optimiser la gestion de projets et de son département des ventes ?

Problématique

TransBIOTech, un centre de transfert technologique affilié au Cégep de Lévis, est spécialisé en recherche biochimique, chimique et animale.

Jusqu’à récemment, l’organisation utilisait principalement des fichiers Excel pour gérer son département des ventes, le développement des affaires et ses nombreux projets de recherche pour ses clients.

Avec leur ambition de croissance, ils avaient atteint la limite de leur capacité organisationnelle. Une augmentation du volume de projets risquait d’entraîner des erreurs administratives, rendant la gestion inefficace et freinant leur expansion.

Objectifs du projet

TransBIOTech souhaitait mettre en place un CRM simple et efficace afin de structurer et optimiser la gestion des efforts de prospection et du pipeline de vente, tout en augmentant la visibilité grâce à un reporting précis.

Ils voulaient également intégrer un outil de proposition et de signature électronique directement connecté au CRM pour faciliter la signature des contrats et des documents de confidentialité, tout en assurant un suivi efficace des dossiers clients.

En parallèle, ils désiraient utiliser Monday.com pour la gestion de leurs projets clients et internes afin d’améliorer le suivi des activités et de centraliser la gestion d’autres processus, comme les achats, l’inventaire et le suivi des formations de l’équipe.

Stratégie

Nous avons débuté le mandat en faisant une cartographie des processus pour revoir et les optimiser avant de les modéliser dans un CRM pour les ventes et dans l'outil Monday pour les opérations.

La seconde étape a été d'implanter le CRM Pipedrive et l'outil de propositions électroniques PandaDoc pour faire la gestion de leur pipeline de ventes, ainsi que de leur gestion documentaire des ententes signées avec les clients.

Nous avons ensuite attaqué le gros morceau, soit les opérations du centre de recherches qui comprennaient la gestion des feuilles de temps, ainsi que la gestion des projets clients.

Monday a également servi pour centraliser le travail de l'équipe en permettant la gestion des suivis d'inventaires et des formations des employés.

Résultats obtenus

L’implantation des solutions a permis à TransBIOTech d’avoir une visibilité accrue sur leurs ventes grâce à un CRM centralisé. Ils ont gagné en productivité en automatisant le suivi des documents signés et de leur expiration, ce qui a également facilité la gestion des contrats de confidentialité.

Leur pipeline de vente est désormais mieux structuré, ce qui permet de faire des prévisions plus précises. Enfin, l’organisation globale du travail s’est nettement améliorée, rendant leurs processus plus fluides et mieux adaptés à leur croissance.

• Gain de productivité par centralisation et automatisation des tâches de ventes dans Pipedrive
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• Meilleure gestion des documents signés via PandaDoc
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• Meilleure organisation du travail

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