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"Je suis extrêmement satisfait de l'équipe de Liboiron. Leur flexibilité et leur capacité à résoudre les enjeux de mon entreprise dépassent mes attentes. Grâce à leur expertise, nous avons pu surmonter plusieurs défis et optimiser nos opérations. Je recommande vivement leurs services à toute entreprise cherchant à améliorer son efficacité et sa productivité."
Problématique
L'entreprise Miel & Co est une miellerie située dans la ville de Portneuf qui distribue ses produits via son réseau de distributeurs, en vente directe via son site web transactionnel et via la vente dans leur boutique et marchés.
Christina Fortin-Ménard désirait amener de l'ordre dans ses opérations et surtout au niveau de la gestion de leurs différents inventaires.
Avant de débuter ce projet avec Liboiron, l'équipe de Miel & Co utilisait des outils informations de base pour faire la gestion de l'organisation (la suite Office 365). Les inventaires de produits finis et de produits bruts n'étaient pas suivis ce qui créait des situations d'urgence qui auraient pu être évitées.
De plus, la gestion des inventaires entre le site transactionnel Shopify et la vente physique créait des situations désagréables, car il n'y avait pas de synchronisation entre les plateformes numériques.
La comptabilité était gérée à l'externe par un comptable qui ne donnait pas un accès au logiciel utilisé et cela rendait l'accessibilité des rapports financiers longue.
Objectifs du projet
Notre but était de pousser notre utilisation de ces puissants logiciels pour améliorer notre productivité et nous permettre de consacrer plus de temps sur des tâches à haute valeur.
- Meilleure gestion des inventaires : mettre en place un outil pour faire le suivi des différents inventaires
- Accessibilité des rapports financiers : en tant que dirigeante d'entreprise, Christina devait avoir un accès à son logiciel comptable pour pouvoir assurer une bonne gestion
- Gestion de la production : pouvoir faire le suivi des lots de miel produits de façon facile et transparente
Stratégie
Nous avons débuté ce projet en évaluant la situation avec une Planification Technologique et pour bien définir les besoins et objectifs de l'entreprise et nous avons opté pour la solution Monday et le logiciel comptable QuickBooks pour moderniser et automatiser Miel & Co.
Ces 2 solutions performantes allaient permettre une grande flexibilité et une vue d'ensemble sur son entreprise tout en réduisant le nombre d'outils qu'ils utilisaient.
La migration comptable a été effectuée par un intégrateur QuickBooks pour s'assurer du bon déroulement de cette partie critique.
Nous avons ensuite configuré Monday pour créer plusieurs tableaux pour la gestion de leurs différents départements d'entreprise,
- les opérations (gestion d'inventaires, gestion de la production, gestion des projets internes, feuille de temps)
- les ventes (gestion des nouveaux points de ventes, fiches clients, fiches fournisseurs)
- les ressources humaines (répertoire d'employés., gestion des demandes de congés, gestion du onboarding)
- l'administratif (calendrier corporatif, gestion des commandes, tâches diverses)
Ensuite, nous avons fait des intégrations entre les différents logiciels utilisés et la plateforme Monday pour faciliter le travail de l'équipe et de réduire la possibilité d'erreurs.
Une commande sur le site Shopify réduit maintenant l'inventaire dans Monday et des mises à jour de clients ou de distributeurs sont également mises à jour automatiquement dans Monday.
QuickBooks est également utilisé pour la facturation des clients B2B de Miel & CO, nous avons donc fait une synchronisation de l'inventaire Monday lorsqu'une facture est générée dans QuickBooks.
Leurs inventaires sont donc mis à jour automatiquement, qu'ils vendent à leur réseau de détaillants ou via leur plateforme Shopify.
Résultats
Suite à l'implantation du système, l'équipe de Miel & Co gère ses tâches quotidiennes beaucoup plus facilement, tout en ayant un contrôle sur leurs différents inventaires.
- Gain de productivité par centralisation et automatisation des tâches dans Monday
- Meilleure gestion des inventaires
- Synchronisation des inventaires entre Shopify, Monday et QuickBooks
- Traçabilité des lots de production facilitée via un système de production
De plus grâce à l'utilisation de QuickBooks, ils ont maintenant accès à leurs rapports financiers instantanément tout en ayant réduit leurs frais de tenue de livres.
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