Comment automatiser la création de documents depuis son CRM ?

Problématique

Premier Soins Haute-Gatineau est une firme de formation en premiers soins active depuis plus de 15 ans.

L'entreprientreprise offre les différentes formations requises par la CNESST, ainsi que par divers besoins spécifiques comme les premiers soins dans le domaine forestier ou de la petite enfance.

L'équipe utilisait un ancien CRM qui n'était pas utilisé au maximum de ses capacités et qui était difficile d'utilisation due à son interface dépassée.  

Les tâches administratives de l'équipe occupaient une grande part des employés, car ils devaient produire plusieurs documents liés à leur domaine :

• Demandes de remboursement auprès de la CNESST
• Certificats d'attestation pour chaque étudiant formé
• Offres de service

Formant des centaines de travailleurs chaque année, l'équipe de Premiers Soins Haute-Gatineau devait créer manuellement des milliers de documents.

Objectifs du projet

Le but de la direction de Premiers Soins Haute-Gatineau était d'avoir un CRM plus facile d'utilisation et surtout d'augmenter la productivité de son équipe en automatisant la création de tous les documents nécessaires dans leurs activités quotidiennes.

• Augmentation de la productivité : générer les différents documents (offres de services, certificats d'attestation, demandes de remboursement, etc) depuis les informations du CRM sans devoir les recopier manuellement
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• Meilleure utilisation du CRM : un CRM simple d'utilisation qui leur offre de réels avantages et non seulement plus de travail à effectuer

• Meilleur reporting : obtenir facilement tous leurs indicateurs de performance importants sans devoir les calculer manuellement‍

Stratégie

Nous avons débuté notre mandat en cartographiant le processus de vente de l'équipe et en planifiant la configuration du nouveau CRM retenu.

Nous avons suggéré de migrer vers un CRM plus simple d'utilisation et moderne comme Pipedrive pour faciliter l'utilisation par l'équipe et permettre l'automatisation des différents documents comme souhaité via l'API flexible de ce CRM.

L'outil de signature électronique PandaDoc est utilisé pour permettre à l'équipe de générer rapidement les offres de service et les demandes de remboursement auprès de la CNESST pour les entreprises.

La génération des certificats d'attestation de formation se fait maintenant directement depuis le CRM en utilisant un gabarit Google Slides et en transférant les données du contact du CRM vers le certificat modèle et générant un fichier PDF qui est importé vers la fiche du contact.

Résultats

Suite à ce projet, l'équipe de Premiers Soins Haute-Gatineau tire plusieurs bénéfices de l'utilisation de la technologie :

• Gain de productivité majeur suite à l'automatisation de la création des documents maintenant générés depuis le CRM
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• Un certificat d'attestation ou une offre de service ne prend que quelques secondes versus plusieurs minutes.

• Meilleure visibilité de leurs ventes et de leurs activités de prospection

Ils peuvent maintenant se concentrer sur le développement des affaires et non seulement sur la création de tâches administrative pour leur permettre d'assurer leur croissance et leur profitabilité.