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"L'utilisation de la technologie est le principal levier qu'une entreprise peut utiliser. Pour augmenter sa productivité, mais aussi pour permettre à chaque membre de mon équipe de mettre son temps et ses compétences dans des activités où il apporte le plus pour mon entreprise."
Problématique
Notre étude de cas parle bien de notre propre entreprise. En tant qu'entrepreneurs, nous croyons fermement qu'il faut prêcher par l'exemple et qu'il faut adopter les méthodes et outils que nous proposons à nos clients.
Nous utilisions plusieurs outils comme Pipedrive CRM, Xero pour la comptabilité et Monday.com, mais pas à la hauteur de leurs possibilités.
Utiliser ses différents outils, nous permet d'avoir le meilleur selon nos besoins, mais lorsque nous devons démarrer un nouveau projet client, il y a beaucoup de tâches administratives et d'actions à faire dans chaque application.
Cela nous prenait un temps en tâches de faible valeur comme la création de dossiers, en plus d'erreurs ou oublis qui pouvaient arriver parfois.
Objectifs du projet
Notre but était de pousser notre utilisation de ces puissants logiciels pour améliorer notre productivité et nous permettre de consacrer plus de temps sur des tâches à haute valeur.
- Augmentation de la productivité : réduire de 15 minutes à moins de 2 minutes le temps nécessaire de tâches administratives lors du démarrage d'un projet client
- Réduction des erreurs et oublis : ne plus dépendre d'une procédure, mais reposer sur des outils technologiques qui automatisent ces derniers
Stratégie
Stratégie
Notre stratégie était d'intégrer nos différents logiciels ensemble pour permettre l'automatisation de tâches répétitives.
Nous avons fait ce que nous prêchons à tous nos clients, nous avons débuté par faire la cartographie de notre processus pour identifier les tâches que nous pouvions éliminer ou automatiser.
Après avoir revu nos processus d'affaires et profiter pour les rendre plus légers, nous avons dessiner notre plan pour synchroniser touts nos logiciels ensemble via l'automatisation.
Nous devions connecter ces différentes applications utilisées chez Liboiron: Pipedrive CRM, Monday.com, Xero et la suite Google.
Une fois le projet terminé, nous avons automatisé via Make toutes les étapes de notre démarrage projet client pour qu'elles se fassent automatiquement lorsque nous remportons une opportunité dans notre CRM Pipedrive:
- Création d'un dossier dans Google Drive au nom du projet et création d'un dossier client s'il est nouveau dans notre organisation
- Création d'un contact dans Xero ou mise à jour de ce dernier s'il est existant
- Création des factures dans Xero selon le plan de paiement indiqué dans Pipedrive
- Création dans Monday du projet client à partir d'un gabarit de travail
- Création d'un document Google Slides pour la présentation kickoff du projet à partir d'un gabarit et mis à jour avec les informations du CRM
- Création du projet dans Xero Projects pour le suivi des heures travaillées
- Création d'un canal Slack au nom du client
Résultats
Suite à cette phase d'optimisation de nos outils technologiques, nous avons tiré plusieurs avantages:
- Gain de productivité par une meilleure organisation et par l'automatisation des tâches
- Réduction des erreurs et oublis
Nous pouvons donc nous concentrer plus rapidement sur la réalisation du projet de nos clients.
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